Politică de Confidențialitate
În vigoare din: 31 august 2026 · Versiunea 2.1
La BuiltByOvi respectăm confidențialitatea tuturor persoanelor care vizitează website-ul nostru sau aleg să colaboreze cu noi. În această politică explicăm, clar și transparent, ce date colectăm, de ce, unde sunt stocate, cât timp sunt păstrate, cu cine pot fi partajate și care sunt drepturile tale conform Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR").
Website-ul este un site de prezentare cu formulare de contact. Datele trimise prin formulare rămân în baza de date proprie a website-ului, găzduită în Uniunea Europeană (Frankfurt) — nu sunt transmise către alte sisteme și nu ajung la nimeni în afara furnizorilor de infrastructură declarați în această politică. Nu vindem date personale, nu le utilizăm în scopuri de marketing fără acordul tău și nu luăm decizii automate care produc efecte juridice asupra ta.
1. Introducere
Scopul acestui document este de a-ți oferi toate informațiile necesare pentru a înțelege modul în care BuiltByOvi prelucrează datele tale cu caracter personal atunci când folosești acest website. Dacă ai orice întrebare, ne poți contacta oricând folosind informațiile de la finalul acestei politici.
2. Operatorul datelor
Operatorul datelor cu caracter personal este:
În sensul GDPR, operatorul este persoana care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor.
3. Ce date colectăm
Colectăm doar informațiile necesare pentru a răspunde solicitărilor tale. Nimic mai mult.
Date furnizate direct de tine, prin formularul de proiect
- nume și prenume;
- adresă de e-mail;
- număr de telefon (opțional);
- serviciul solicitat;
- detaliile proiectului cerute de serviciul ales: tipul proiectului, localitatea, suprafața estimată, intervalul de buget, stadiul certificatului de urbanism, termenul dorit și alte întrebări specifice serviciului;
- mesajul tău;
- cel mult 5 linkuri către materiale de referință (doar adrese web).
Formularul nu permite încărcarea de fișiere și nu solicită CNP, acte de identitate, date financiare sau alte categorii speciale de date. Te rugăm să nu incluzi date sensibile în câmpurile de text libere. Transmiterea informațiilor este voluntară. Website-ul nu este destinat minorilor și nu colectăm în mod intenționat date ale persoanelor cu vârsta sub 18 ani.
Cererea opțională de discuție
După trimiterea formularului poți cere, opțional, o scurtă discuție. În acest caz reținem momentul cererii și mesajul tău (cel mult 1.000 de caractere), atașate cererii deja trimise. Legătura este protejată cu un cod semnat, ca nimeni să nu poată cere o discuție în numele cererii altcuiva. Discuția în sine nu se poartă prin website și nu se înregistrează — nu prelucrăm voce sau imagine.
Date colectate automat
Website-ul nu folosește instrumente de analiză sau de urmărire a vizitatorilor. La trimiterea unui formular, adresa IP este folosită temporar, exclusiv în memoria serverului, pentru a limita cererile abuzive (trimiteri repetate de la aceeași adresă într-un interval scurt). Ea este reținută în memorie cel mult o oră — fereastra de limitare — și dispare la repornirea serverului. Adresa IP nu se scrie în baza de date și nu se atașează cererii tale. Infrastructura de găzduire (Vercel) generează automat jurnale tehnice de scurtă durată — de exemplu adresa IP și pagina accesată — păstrate perioade scurte și folosite exclusiv pentru securitatea și funcționarea platformei, în temeiul interesului legitim (Art. 6 alin. (1) lit. f GDPR); nu le folosim pentru a identifica vizitatorii.
Date de identificare pentru contract
Website-ul nu solicită niciodată CNP, copie CI sau alte date de identificare. Dacă se ajunge la încheierea unui contract, datele necesare se colectează separat, în afara website-ului, iar informarea corespunzătoare privind prelucrarea lor ți se face la acel moment.
4. Unde stau datele
Cererile trimise prin formulare se scriu într-o bază de date proprie a website-ului, găzduită la furnizorul specializat Neon, pe servere din Uniunea Europeană (Frankfurt). De acolo nu pleacă nicăieri:
- nu sunt transmise către aplicația internă builtby și nici către alt sistem;
- nu sunt trimise către platforme de marketing, CRM-uri, servicii de analiză sau alți terți;
- nu se sincronizează automat cu niciun alt serviciu.
Din website, datele „ies" doar pe două căi: emailurile automate descrise la secțiunea 9 — confirmarea către tine și alertele interne către birou, livrate prin Resend — și citirea lor de către operator, în zona privată de administrare, protejată cu parolă. Biroul poate atașa cererii tale note interne de lucru; acestea nu sunt vizibile nimănui în afara operatorului și se șterg odată cu cererea.
5. Cum utilizăm datele
Datele sunt utilizate exclusiv în scopuri legitime, direct legate de activitatea BuiltByOvi:
- citirea și analiza solicitării tale;
- contactarea ta pentru clarificări și pentru răspuns;
- pregătirea, la cererea ta, a unei eventuale oferte;
- organizarea rețelei de colaboratori (pentru formularul de colaborare — vezi secțiunea 17);
- administrarea și securizarea website-ului.
Datele nu sunt utilizate pentru: vânzarea către terți, marketing direct fără consimțământ, profilare comercială sau decizii exclusiv automate cu efecte juridice. Aplicăm principiul minimizării datelor.
6. Temeiul juridic
Prelucrarea se realizează numai atunci când există un temei legal prevăzut de GDPR:
a) Demersuri precontractuale — Art. 6 alin. (1) lit. b)
Când soliciți informații, o ofertă sau inițierea unei colaborări, datele sunt prelucrate pentru a analiza solicitarea și a pregăti, la cererea ta, o eventuală colaborare.
b) Interesul legitim — Art. 6 alin. (1) lit. f)
Pentru securitatea website-ului (limitarea cererilor abuzive), organizarea activității și apărarea drepturilor legitime — numai după evaluarea impactului asupra drepturilor persoanelor vizate.
c) Consimțământul — Art. 6 alin. (1) lit. a)
Pentru înscrierea în rețeaua de colaboratori și pentru orice prelucrare care necesită acordul tău. Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
d) Obligații legale — Art. 6 alin. (1) lit. c)
Dacă o colaborare se concretizează, anumite date se prelucrează pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile și a altor acte normative aplicabile.
7. Dovada acceptării
La trimiterea oricărui formular îți cerem să confirmi că ai citit informarea privind prelucrarea datelor. Odată cu cererea, consemnăm momentul confirmării și versiunea politicii aflate în vigoare la acel moment (de exemplu „Politica de confidențialitate v2.0"). Atât — nu reținem adresa IP, amprenta dispozitivului sau alte date despre confirmare.
8. Automatizări și inteligență artificială
Datele tale nu sunt trimise către niciun serviciu de inteligență artificială. Nici răspunsurile din formular, nici mesajele tale.
Website-ul doar primește, stochează și afișează operatorului ceea ce ai scris. Nu generează scoruri, profiluri sau decizii. Nicio decizie despre o eventuală colaborare nu se ia automat — fiecare cerere este citită și evaluată de o persoană.
Dacă vom folosi vreodată un instrument de inteligență artificială pentru date care te privesc, actualizăm această politică înainte, nu după.
9. Destinatarii datelor
Lista de mai jos e completă. Nimeni altcineva nu primește datele tale.
Ce vedeRulează codul website-ului și generează jurnale tehnice de scurtă durată (adresa IP, pagina accesată). Nu citește și nu folosește conținutul formularelor în scopuri proprii.
De ceWebsite-ul trebuie să ruleze undeva. Vercel prelucrează ca împuternicit, pe baza unui acord de prelucrare (DPA); pentru eventualele transferuri în afara SEE se aplică Clauzele Contractuale Standard din acord.
Ce vedeCorespondența pe e-mail: mesajele pe care ni le trimiți și răspunsurile noastre. Cererea ta se salvează direct în baza website-ului; alerta internă automată — un rezumat al cererii (contact, serviciu, localitate, începutul mesajului) — ajunge însă în căsuța noastră găzduită de Gmail, iar când îți răspundem, adresa ta și conținutul corespondenței trec prin Gmail.
De ceAdresa noastră de contact e găzduită de Gmail. Google e furnizor de serviciu și nu are voie să folosească mesajele în alt scop.
Ce vedeConținutul emailurilor automate, strict pentru livrarea lor: confirmarea pe care o primești (nume, adresă de e-mail, serviciul ales, numărul cererii) și alerta internă către birou, cu un rezumat al cererii (contact, serviciu, localitate, începutul mesajului). Resend nu folosește aceste date în niciun alt scop.
De ceUn furnizor specializat garantează că emailurile chiar ajung. Resend prelucrează ca împuternicit, pe baza unui acord de prelucrare (DPA), iar trimiterea se face din infrastructura sa din Uniunea Europeană (Irlanda); pentru eventualele transferuri în afara SEE, acordul include Clauzele Contractuale Standard.
Ce vedeBaza de date a website-ului (cererile de proiect și înscrierile de colaboratori) este găzduită la Neon, pe servere din Uniunea Europeană (Frankfurt). Neon stochează datele, nu le citește și nu le folosește în alt scop.
De ceO bază găzduită specializat înseamnă copii de siguranță și disponibilitate fără un server propriu de întreținut. Neon prelucrează ca împuternicit, pe baza unui acord de prelucrare (DPA); datele stau în Uniunea Europeană, iar pentru eventualele accesări din afara SEE (de exemplu suport tehnic), acordul include Clauzele Contractuale Standard.
Ce vedeDatele necesare proiectului, dosarului de autorizare și facturării — transmise în cadrul contractului, nu prin acest website.
De ceFără ele dosarul nu se poate întocmi și factura nu se poate emite. Primești informarea completă la momentul contractării.
Nu vindem, nu închiriem și nu dăm datele tale nimănui pentru publicitate. Nu le folosim ca să-ți arătăm reclame și nu le trimitem către rețele de socializare.
10. Transferuri internaționale
Datele din formulare sunt stocate în Uniunea Europeană (Neon, Frankfurt) și nu fac obiectul unui transfer sistematic în afara Spațiului Economic European. Furnizorii noștri de infrastructură (Vercel, Neon, Resend) sunt companii cu sediul în Statele Unite; în măsura în care prelucrarea lor implică un transfer în afara SEE, acesta se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard incluse în acordurile de prelucrare (DPA) încheiate cu fiecare.
Corespondența prin e-mail (Gmail) poate presupune prelucrare de către Google, inclusiv pe servere din afara SEE. Google LLC este certificată în Cadrul de confidențialitate a datelor UE–SUA (EU–U.S. Data Privacy Framework), acoperit de decizia de adecvare a Comisiei Europene din 10 iulie 2023; în completare se aplică, după caz, Clauzele Contractuale Standard.
11. Perioada de păstrare
Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar scopului sau obligațiilor legale:
| Categoria datelor | Perioada de păstrare |
|---|---|
| Cereri de proiect care nu au dus la o colaborare | cel mult 24 de luni de la ultima interacțiune, apoi le ștergem definitiv |
| Cererea opțională de discuție (nota atașată cererii) | face parte din cerere; se șterge odată cu ea |
| Înscrieri de colaboratori fără o colaborare activă | cel mult 3 ani de la ultimul contact, apoi le ștergem definitiv |
| Corespondența pe e-mail | cât este necesar relației și eventualelor termene legale |
| Datele colaborărilor contractate | conform contractului și legislației aplicabile (în afara acestui website) |
Ștergerea din baza website-ului este definitivă: rândul cu datele tale dispare din bază — nu există „coș de gunoi" sau copii ascunse în aplicație. Furnizorul bazei de date (Neon) păstrează, pentru refacere în caz de avarie, un istoric tehnic de scurtă durată (de ordinul zilelor), rotit automat; datele șterse dispar și din acest istoric la expirarea ferestrei, iar istoricul nu este folosit pentru a readuce date șterse. În măsura permisă de lege, poți solicita ștergerea datelor tale înainte de împlinirea termenelor de mai sus.
12. Drepturile tale
Conform GDPR, în funcție de situație, poți solicita:
- accesul la datele tale cu caracter personal;
- rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
- ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat");
- restricționarea prelucrării;
- opoziția față de anumite prelucrări;
- portabilitatea datelor;
- retragerea consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta.
Dreptul la ștergere este implementat efectiv: la cererea ta, ștergem definitiv înregistrarea cu datele tale din baza website-ului. Pentru exercitarea oricărui drept, scrie-ne la contact.builtbyovi@gmail.com. Vom răspunde în termenul prevăzut de lege și, dacă este necesar, îți putem solicita informații pentru confirmarea identității. Nu este desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO); cererile se trimit la adresa de mai sus.
13. Cookie-uri
Pentru vizitatori, website-ul nu setează niciun cookie și nu folosește stocare locală în browser. Singurul cookie existent servește autentificării operatorului în zona privată de administrare și nu este setat niciodată vizitatorilor. De aceea nu vei vedea un banner de consimțământ — nu există nimic de consimțit. Detalii în Politica privind Cookie-urile.
14. Securitatea datelor
Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor:
- zona de administrare este protejată cu parolă și sesiune semnată criptografic, valabilă cel mult 12 ore;
- formularele publice sunt protejate împotriva roboților și a trimiterilor abuzive (limitare de cereri, capcane invizibile);
- website-ul trimite anteturi de securitate moderne și nu încarcă resurse de la terți la vizitare — fonturile și paginile sunt servite de pe serverul nostru;
- accesul la baza de date îl are exclusiv operatorul.
Deși depunem toate eforturile, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută.
15. Modificări ale politicii
Prezenta politică poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificări legislative, organizatorice sau funcționale. Fiecare versiune are un număr și o dată de intrare în vigoare, afișate în partea de sus a paginii. Versiunea se schimbă numai la modificări de fond, iar dovada acceptării consemnează întotdeauna versiunea aflată în vigoare la momentul bifei.
16. Autoritatea de supraveghere
Dacă apreciezi că prelucrarea datelor tale încalcă legislația, ai dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă. În România:
Depunerea unei plângeri nu afectează dreptul de a utiliza orice alte căi administrative sau judiciare prevăzute de lege.
17. Datele colaboratorilor
Prin formularul „Colaborează cu BuiltByOvi" colectăm datele specialiștilor (arhitecți, ingineri, verificatori și alți colaboratori tehnici) care doresc să facă parte din rețeaua noastră de colaboratori pentru proiecte viitoare. Acest formular este separat de solicitările clienților, iar datele lui stau în aceeași bază proprie a website-ului — nu pleacă nicăieri.
Ce date colectăm
- identificarea profesională: denumirea legală, numele comercial (opțional), forma de organizare (opțional) și codul fiscal (opțional);
- persoana de contact, adresa de e-mail și numărul de telefon (opțional);
- specialitatea principală și cele secundare, serviciile oferite și tipurile de proiecte;
- localitatea de bază și acoperirea geografică;
- etapele de proiectare acoperite (autorizare — DTAC, proiect tehnic și detalii — PT-DE, proiect complet, asistență tehnică);
- modul de lucru: lucru la distanță, deplasări pe șantier, disponibilitate (opțional);
- programele software utilizate și, opțional, un link de portofoliu;
- situația semnăturii electronice și regimul TVA, declarate (opțional);
- atestările/autorizările declarate (tip, număr, valabilitate) — fără documente;
- opțional, tarife orientative (cel mult 8 linii, pe etapă și specialitate);
- orice mesaj pe care alegi să ni-l transmiți;
- dacă ai ajuns la formular printr-un link de invitație de la un coleg, codul de recomandare din link — păstrat ca simplu text, ca biroul să știe cine te-a recomandat.
Nu solicităm documente oficiale, acte de identitate, CNP sau CV la înscriere. Toate informațiile sunt declarate, nu verificate — verificarea se face ulterior, direct cu tine, dacă apare o lucrare potrivită. Aplicăm principiul minimizării datelor.
Scopul prelucrării
Construirea și administrarea unei rețele proprii de colaboratori și contactarea ta atunci când apare un proiect potrivit specialității și disponibilității tale.
Temeiul juridic
Includerea în rețea și contactarea la proiecte se bazează pe consimțământul tău(Art. 6 alin. (1) lit. a GDPR), exprimat la trimiterea formularului — îl poți retrage oricând, iar înscrierea ta se șterge. În completare, strict pentru evidența internă, securitatea website-ului și apărarea drepturilor, ne întemeiem pe interesul legitim (Art. 6 alin. (1) lit. f). Dacă se inițiază o colaborare concretă, prelucrarea ulterioară se întemeiază pe demersuri precontractuale și pe executarea contractului (Art. 6 alin. (1) lit. b).
Perioada de păstrare
Păstrăm datele de colaborator cel mult 3 ani de la ultimul contact, după care sunt revizuite și șterse dacă nu mai există un scop activ. Poți cere ștergerea oricând — ștergerea este definitivă.
Unde stau și cine le vede
Datele stau în baza proprie a website-ului, găzduită la Neon pe servere din Uniunea Europeană (Frankfurt), și sunt accesibile exclusiv administrării interne. Biroul poate atașa înscrierii tale note interne de lucru; acestea nu sunt vizibile nimănui în afara operatorului și se șterg definitiv odată cu înscrierea. Nu sunt publicate, nu sunt transmise către terți și nu sunt folosite pentru marketing fără un acord separat, distinct de consimțământul pentru includerea în rețea.
Drepturile tale și cum le exerciți
Ai toate drepturile descrise la secțiunea 12 (acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție, portabilitate, retragerea consimțământului). Pentru acces, corectarea sau ștergerea datelor tale de colaborator, scrie-ne la contact.builtbyovi@gmail.com; dăm curs solicitării în termenul prevăzut de lege.
18. Contact
BuiltByOvi tratează confidențialitatea datelor ca parte esențială a relației de încredere cu fiecare client și colaborator. Colectăm doar informațiile necesare, le păstrăm la noi și ne angajăm să le prelucrăm în mod responsabil, transparent și în conformitate cu legislația aplicabilă.
Pentru orice întrebare privind această politică sau modul în care sunt prelucrate datele tale:
Operator: BUILTBYOVI S.R.L.
E-mail: contact.builtbyovi@gmail.com
Website: www.builtbyovi.com