Politică de Confidențialitate

Ultima actualizare: 3 iulie 2026

La BuiltByOvi respectăm confidențialitatea tuturor persoanelor care vizitează website-ul nostru sau aleg să colaboreze cu noi. În această politică explicăm, clar și transparent, ce date colectăm, de ce, cum sunt utilizate, cât timp sunt păstrate, cu cine pot fi partajate și care sunt drepturile tale conform Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR").

BuiltByOvi colectează și utilizează exclusiv datele necesare desfășurării activității profesionale și furnizării serviciilor solicitate. Nu vindem date personale, nu le utilizăm în scopuri de marketing fără acordul tău și nu luăm decizii automate care produc efecte juridice asupra ta.

1. Introducere

Scopul acestui document este de a-ți oferi toate informațiile necesare pentru a înțelege modul în care BuiltByOvi prelucrează datele tale cu caracter personal. Dacă ai orice întrebare, ne poți contacta oricând folosind informațiile de la finalul acestei politici.

2. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

În sensul GDPR, operatorul este persoana care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor.

3. Ce date colectăm

Colectăm doar informațiile necesare pentru a răspunde solicitărilor tale și pentru desfășurarea colaborării.

Date furnizate direct de tine

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• companie (dacă este cazul);
• tipul, stadiul și dimensiunea proiectului;
• serviciile solicitate și detaliile specifice acestora;
• termenul estimat;
• descrierea proiectului;
• documente încărcate (planuri, fotografii, modele 3D, PDF-uri sau alte materiale relevante);
• linkuri către materiale sau referințe;
• orice alte informații pe care alegi să ni le transmiți.

Transmiterea acestor informații este voluntară. Te rugăm să nu incluzi categorii speciale de date (date sensibile) decât dacă acest lucru este strict necesar și solicitat expres. Website-ul nu este destinat minorilor și nu colectăm în mod intenționat date ale persoanelor cu vârsta sub 18 ani.

Date colectate automat

La accesarea website-ului pot fi generate automat informații tehnice necesare funcționării și securității:

• adresa IP;
• tipul browserului;
• sistemul de operare;
• tipul dispozitivului utilizat;
• data și ora accesării.

Aceste informații sunt utilizate exclusiv pentru funcționarea și securizarea website-ului, nu pentru profilare sau marketing.

4. Cum utilizăm datele

Datele sunt utilizate exclusiv în scopuri legitime, direct legate de activitatea BuiltByOvi:

• răspunsul la solicitările primite prin formular, e-mail sau telefon;
• analiza preliminară a proiectului și identificarea serviciilor potrivite;
• pregătirea estimărilor și ofertelor comerciale;
• comunicarea pe durata colaborării;
• gestionarea proiectelor și a documentației aferente;
• emiterea ofertelor, contractelor și documentelor financiar-contabile;
• respectarea obligațiilor legale;
• administrarea și securizarea website-ului.

Datele nu sunt utilizate pentru: vânzarea către terți, marketing direct fără consimțământ, profilare comercială sau decizii exclusiv automate cu efecte juridice. Aplicăm principiul minimizării datelor.

5. Temeiul juridic

Prelucrarea se realizează numai atunci când există un temei legal prevăzut de GDPR:

a) Demersuri precontractuale — Art. 6 alin. (1) lit. b)

Când soliciți informații, o ofertă sau inițierea unei colaborări, datele sunt prelucrate pentru a analiza solicitarea și a pregăti, la cererea ta, o eventuală colaborare.

b) Executarea contractului — Art. 6 alin. (1) lit. b)

Dacă colaborarea este inițiată, datele sunt utilizate pentru prestarea serviciilor, gestionarea proiectului și îndeplinirea obligațiilor contractuale.

c) Obligații legale — Art. 6 alin. (1) lit. c)

Anumite date sunt prelucrate pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile și a altor acte normative aplicabile.

d) Interesul legitim — Art. 6 alin. (1) lit. f)

Pentru organizarea activității, administrarea relației cu clienții, securitatea sistemelor, prevenirea fraudelor și apărarea drepturilor legitime — numai după evaluarea impactului asupra drepturilor persoanelor vizate.

e) Consimțământul — Art. 6 alin. (1) lit. a)

Când legislația impune consimțământul (ex. cookie-uri neesențiale sau marketing), datele sunt prelucrate numai după acordul tău, care poate fi retras oricând fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

6. Gestionarea proiectelor

După transmiterea unei solicitări, datele sunt utilizate exclusiv pentru evaluarea proiectului și desfășurarea colaborării. În cazul inițierii unei colaborări, informațiile relevante sunt organizate într-un spațiu de lucru dedicat proiectului (documentație tehnică, corespondență, livrabile, documente comerciale).

Accesul este limitat exclusiv persoanelor implicate în proiect și numai în măsura necesară. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea confidențialității, integrității și disponibilității datelor.

7. Inteligența artificială și automatizări

Pentru eficientizarea activităților administrative și operaționale, utilizăm instrumente de automatizare și tehnologii bazate pe inteligență artificială, pentru:

• organizarea solicitărilor primite;
• clasificarea proiectelor;
• identificarea serviciilor relevante;
• estimarea preliminară a complexității;
• pregătirea ofertelor și a documentelor administrative;
• organizarea fluxurilor interne de lucru.

Aceste tehnologii au exclusiv rol de asistență. Nu adoptăm decizii cu efecte juridice sau semnificative asupra persoanelor exclusiv prin mijloace automate. Toate ofertele și deciziile privind colaborarea sunt analizate și aprobate de o persoană înainte de a fi comunicate clientului.

8. Destinatarii datelor

Datele sunt accesibile numai persoanelor și organizațiilor pentru care este necesar. În funcție de colaborare, pot fi comunicate către:

• furnizori de servicii IT, cloud și găzduire;
• furnizori de servicii de comunicații și productivitate;
• furnizori de servicii de automatizare;
• colaboratori implicați în proiect (arhitecți, ingineri, verificatori sau alți consultanți);
• furnizori de servicii contabile, fiscale sau juridice;
• autorități și instituții publice, atunci când legea impune.

Toți destinatarii prelucrează datele numai în măsura necesară. BuiltByOvi nu vinde și nu închiriază date cu caracter personal.

9. Transferuri internaționale

Pentru desfășurarea activității, putem utiliza furnizori care prelucrează date pe servere situate în afara Spațiului Economic European. Astfel de transferuri se realizează numai conform GDPR, cu garanții adecvate:

• decizii de adecvare adoptate de Comisia Europeană;
• Clauze Contractuale Standard (Standard Contractual Clauses);
• alte mecanisme de transfer recunoscute de legislația aplicabilă.

10. Perioada de păstrare

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar scopului sau obligațiilor legale:

La expirarea perioadelor, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate, după caz. În măsura permisă de lege, poți solicita ștergerea datelor tale.

11. Drepturile tale

Conform GDPR, în funcție de situație, poți solicita:

• accesul la datele tale cu caracter personal;
• rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat");
• restricționarea prelucrării;
• opoziția față de anumite prelucrări;
• portabilitatea datelor;
• retragerea consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării anterioare. Pentru exercitarea drepturilor, ne poți contacta la contact.builtbyovi@gmail.com. Vom răspunde în termenul prevăzut de lege și, dacă este necesar, îți putem solicita informații pentru confirmarea identității.

12. Cookie-uri

Website-ul utilizează cookie-uri numai în măsura necesară funcționării și securității sale. Informații detaliate găsești în Politica privind Cookie-urile. Cookie-urile neesențiale (analiză, marketing) vor fi activate numai după obținerea consimțământului, conform legislației aplicabile.

13. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, modificării, divulgării accidentale, distrugerii sau pierderii. Acestea includ, după caz: conexiuni securizate, controlul accesului, autentificarea utilizatorilor, copii de siguranță și actualizarea periodică a sistemelor.

Deși depunem toate eforturile, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută.

14. Modificări ale politicii

Prezenta politică poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificări legislative, organizatorice sau funcționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină împreună cu data ultimei actualizări. În cazul unor modificări semnificative, vom lua măsuri rezonabile pentru a informa utilizatorii, atunci când legea impune.

15. Autoritatea de supraveghere

Dacă apreciezi că prelucrarea datelor tale încalcă legislația, ai dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă. În România:

Depunerea unei plângeri nu afectează dreptul de a utiliza orice alte căi administrative sau judiciare prevăzute de lege.

16. Datele colaboratorilor

Prin formularul „Colaborează cu BuiltByOvi" colectăm datele specialiștilor externi (arhitecți, ingineri, verificatori și alți colaboratori tehnici) care doresc să facă parte din rețeaua noastră de colaboratori pentru proiecte viitoare. Acest formular este separat de solicitările clienților.

Ce date colectăm

• nume și prenume;
• adresă de e-mail și număr de telefon;
• specialitatea/specialitățile;
• județul și acoperirea (locală sau națională);
• fazele de proiectare acoperite (DTAC, PT, DDE, verificare, asistență);
• atestările/autorizările declarate (ex. OAR, ANRE, verificator, expert tehnic, auditor NZEB);
• software-ul utilizat și, opțional, un link de portofoliu;
• orice mesaj pe care alegi să ni-l transmiți.

Nu solicităm documente oficiale, acte de identitate, CNP, tarife sau CV la înscriere. Aplicăm principiul minimizării datelor.

Scopul prelucrării

Construirea și administrarea unei rețele proprii de colaboratori verificați și contactarea ta atunci când apare un proiect potrivit specialității și disponibilității tale.

Temeiul juridic

Prelucrarea se bazează pe consimțământul tău (Art. 6 alin. (1) lit. a GDPR), exprimat la trimiterea formularului, și pe interesul legitim al BuiltByOvi (Art. 6 alin. (1) lit. f) de a-și organiza rețeaua de colaboratori. Dacă se inițiază o colaborare concretă, prelucrarea ulterioară se întemeiază pe demersuri precontractuale și pe executarea contractului (Art. 6 alin. (1) lit. b).

Perioada de păstrare

Păstrăm datele de colaborator maximum 3 ani de la ultimul contact, după care sunt revizuite și șterse dacă nu mai există un scop activ. Poți cere ștergerea oricând.

Sisteme și furnizori

Datele sunt transmise și administrate prin furnizorii de e-mail și productivitate (Google Workspace / Gmail), servicii de găzduire și, după caz, servicii de automatizare — aceiași destinatari descriși la secțiunea 8. Datele sunt stocate într-un spațiu privat, accesibil doar administrării interne.

Drepturile tale și cum le exerciți

Ai toate drepturile descrise la secțiunea 11 (acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție, portabilitate, retragerea consimțământului). Pentru acces, corectarea sau ștergerea datelor tale de colaborator, scrie-ne la contact.builtbyovi@gmail.com; dăm curs solicitării în termenul prevăzut de lege.

Datele colaboratorilor nu sunt publicate și nu sunt folosite pentru marketing fără un acord separat, distinct de consimțământul pentru includerea în rețea.

17. Contact

BuiltByOvi tratează confidențialitatea datelor ca parte esențială a relației de încredere cu fiecare client. Colectăm doar informațiile necesare furnizării serviciilor noastre și ne angajăm să le prelucrăm în mod responsabil, transparent și în conformitate cu legislația aplicabilă.

Pentru orice întrebare privind această politică sau modul în care sunt prelucrate datele tale: